Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Yliopistohallinnon koordinaattori
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme yliopistohallinnon koordinaattoria tukemaan korkeakoulun päivittäisiä hallinnollisia toimintoja, akateemisten yksiköiden yhteistyötä sekä opiskelija- ja henkilöstöpalveluiden sujuvaa toteutusta. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa yliopiston hallinnon, opetuksen tukipalveluiden ja sisäisten sidosryhmien välisessä yhteistyössä. Tehtävä sopii henkilölle, joka työskentelee järjestelmällisesti, viestii selkeästi ja kykenee hallitsemaan useita samanaikaisia kokonaisuuksia muuttuvassa toimintaympäristössä.
Yliopistohallinnon koordinaattori osallistuu monipuolisesti hallinnollisten prosessien suunnitteluun, toteutukseen ja kehittämiseen. Työhön voi kuulua esimerkiksi kokousjärjestelyjä, asiakirjahallintaa, aikataulutusta, raportointia, opiskelija- ja henkilöstöasioiden koordinointia sekä erilaisten yliopiston sisäisten käytäntöjen toimeenpanoa. Lisäksi tehtävässä tuetaan johtoa, opettajia, tutkijoita ja muita hallinnon toimijoita varmistamalla, että tiedonkulku, dokumentointi ja käytännön järjestelyt toimivat tehokkaasti ja laadukkaasti.
Roolissa menestyminen edellyttää hyvää ymmärrystä hallinnollisista toimintatavoista, kykyä käsitellä luottamuksellista tietoa huolellisesti sekä valmiutta toimia palveluhenkisesti erilaisten sidosryhmien kanssa. Yliopistoympäristö on usein monitasoinen ja kansainvälinen, joten tehtävässä arvostetaan joustavuutta, oma-aloitteisuutta ja kykyä omaksua uusia järjestelmiä ja toimintamalleja nopeasti. Työssä korostuvat myös tarkkuus, priorisointikyky ja halu kehittää prosesseja käyttäjälähtöisesti.
Yliopistohallinnon koordinaattori voi osallistua myös budjettien seurantaan, tapahtumien ja akateemisten tilaisuuksien käytännön järjestelyihin, virallisen viestinnän valmisteluun sekä raporttien ja tilastojen kokoamiseen. Tehtävässä tehdään yhteistyötä muun muassa tiedekuntien, laitosten, opiskelijapalveluiden, henkilöstöhallinnon, taloushallinnon ja ulkoisten kumppaneiden kanssa. Siksi vahvat yhteistyötaidot ja kyky toimia rakentavasti erilaisissa tilanteissa ovat erittäin tärkeitä.
Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä merkityksellisessä asiantuntijaorganisaatiossa, jossa hallinnollinen työ tukee opetuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden onnistumista. Tehtävä tarjoaa vaihtelevan työnkuvan, mahdollisuuden kehittää omaa osaamista korkeakouluhallinnon kentällä sekä osallistua toimintatapojen jatkuvaan parantamiseen. Jos viihdyt vastuullisessa ja monipuolisessa hallinnollisessa roolissa, jossa yhdistyvät organisointi, viestintä ja yhteistyö, tämä tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Koordinoida yliopiston päivittäisiä hallinnollisia prosesseja ja aikatauluja
- Valmistella kokousmateriaaleja, pöytäkirjoja ja muita virallisia asiakirjoja
- Ylläpitää ja kehittää asiakirjahallinnan sekä tiedonhallinnan käytäntöjä
- Tukea opiskelija-, opetus- ja henkilöstöasioiden hallinnollista käsittelyä
- Koota raportteja, tilastoja ja seuranta-aineistoja johdon käyttöön
- Toimia yhteyshenkilönä tiedekuntien, laitosten ja tukipalveluiden välillä
- Osallistua tapahtumien, seminaarien ja akateemisten tilaisuuksien järjestämiseen
- Varmistaa sisäisen viestinnän ajantasaisuus ja hallinnollisten ohjeiden saatavuus
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva korkeakoulututkinto tai vastaava koulutus
- Kokemusta hallinnollisista tehtävistä, mielellään korkeakouluympäristössä
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Huolellinen työote ja kyky käsitellä luottamuksellista tietoa
- Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Valmius käyttää digitaalisia hallinto- ja toimistojärjestelmiä sujuvasti
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa
- Ongelmanratkaisukyky ja halu kehittää hallinnollisia prosesseja
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on hallinnollisista tehtävistä korkeakoulu- tai koulutusympäristössä?
- Miten varmistat työssäsi tarkkuuden ja määräaikojen noudattamisen?
- Kuvaile tilannetta, jossa koordinoit useita samanaikaisia tehtäviä onnistuneesti.
- Millaisia asiakirja- tai tiedonhallintajärjestelmiä olet käyttänyt aiemmin?
- Miten toimit tilanteessa, jossa useat sidosryhmät tarvitsevat tukeasi samanaikaisesti?
- Miksi olet kiinnostunut työskentelemään yliopistohallinnon tehtävissä?
- Millainen on kokemuksesi kokousjärjestelyistä ja virallisten dokumenttien valmistelusta?
- Miten edistät sujuvaa viestintää organisaation eri yksiköiden välillä?
